Les Master Data (informations clés sur les clients, les produits ou les personnels) circulent et sont utilisés par tous dans l’entreprise, voire par les partenaires. Leur maîtrise est un facteur clé de la performance du système d’information.
Le Master Data Management (ou MDM), sujet au coeur de l’urbanisation du SI, devient incontournable pour les éditeurs de progiciels. Cependant au-delà des solutions techniques, les projets de MDM comportent de multiples dimensions : architecture d’entreprise, conduite du changement, gouvernance, processus, qualité des données…
Pour apprécier la pertinence d’utiliser une solution packagée de MDM, un check-up préalable des Master Data (souvent dans un triste état) amène l’entreprise à préciser la nature et à mesurer l’ampleur du projet à mener.

Un pilier de l’urbanisation des systèmes

Que recouvre le MDM ? Les 7 points clés

Le Master data management (ou Gestion des données de référence) couvre l’ensemble des composants nécessaires pour gérer les données de référence de l’entreprise. Ces données de référence sont les informations essentielles aux différents acteurs de l’entreprise pour travailler en cohérence, être capable d’échanger et de consolider les informations provenant de différents processus.

Par exemple :

• Sur les plans marketing et commercial : les informations clés sur les clients, les produits et services…
• Concernant les ressources humaines ou les structures de l’entreprise : l’identification et la qualification des personnels, les structures juridiques ou organisationnelles…
• Sur les domaines comptable et financier : le plan comptable, les clés de répartition analytique…
• Et toute information faisant référence de façon transverse à plusieurs activités et à différentes parties prenantes de l’entreprise : entités des directions métiers, fournisseurs ou partenaires, dans le cadre de processus intra ou interentreprise.

Pour coordonner les Master Data, les référentiels portent les ensembles organisés d’informations partagées faisant référence dans l’entreprise. Utilisés par différentes entités métiers, ils assurent la cohérence du partage ou du référencement des actes de gestions.

Le Management des Master Data comporte plusieurs composantes :

1. Tout d’abord une définition commune et unique de l’information de référence, partagée dans toute l’entreprise (entre les métiers, entre maîtrises d’ouvrage et maîtrises d’oeuvre…). Il s’avère souvent complexe de s’accorder sur une définition commune d’une même appellation. Par exemple : la notion de client (particulier, entreprise) est elle la même pour tous dans l’entreprise ? Cette définition partagée est complétée par une modélisation de la structure de l’information et de ses contraintes d’intégrité.
2. Des processus de mises à jour et de validation des données explicitement formalisés et répondant aux exigences de qualité de tous les acteurs de l’entreprise concernés. 
3. Des « réceptacles » robustes et pérennes pour les systèmes référentiels de l’entreprise. En général, les systèmes informatiques avec leurs bases de données offrent des services d’accès ou de mise à disposition de l’information.
4. Les données de références constituent le contenu ; un contenu qualifié par ses « métadonnées » permettant de l’utiliser au mieux : date de mise à jour, de péremption, auteur de la mise à jour… 
5. Les applications clientes à adapter pour se connecter au référentiel et utiliser absolument les Master Data. 
6. La définition d’une tactique et d’une roadmap de mise en oeuvre du référentiel reste indispensable :

• Quel est l’état des données existantes (voir la partie « Checkup des données référentielles ») ?
• Comment faire migrer ces données existantes ?
• Comment faire évoluer les applications clientes existantes ?
• Comment maîtriser pour les nouvelles applications leur connexion au référentiel ?
• Comment gérer le changement ?…
  Autant de questions majeures pour la réussite du projet de MDM.

7. Enfin une dimension clé : la mise en place d’une Gouvernance des données de référence. À commencer par l’identification d’une « réelle » Maîtrise d’Ouvrage, responsable du référentiel et des politiques de gestion de son évolution.

Plus de visibilité, de cohérence et d’excellence pour les métiers

Les enjeux pour l’entreprise sont liés aux besoins de cohérence, aux contraintes de traçabilité et aux impératifs de partage d’informations dans l’entreprise :

• Performance des processus entre les différents acteurs, dès qu’il s’agit de décrire l’acte de gestion, de qualifier l’objet métier (commande, facture, livraison…) ou de gérer des échanges d’informations entre les différents acteurs,
• Qualité du service aux clients, quand plusieurs entités sont impliquées dans la délivrance du service attendu. Par exemple : la gestion de la relation client en mode multicanal ou par plusieurs agences, ou encore les processus transversaux de réalisation et de délivrance du service qui nécessitent d’identifier le client et sa commande de façon unique et certaine tout en s’appuyant sur les mêmes références de produits et tarifs. Exemple classique, le processus de commande/ fabrication/livraison/facturation nécessite d’échanger entre les différentes entités front et back-office.
• Conformité aux exigences réglementaires (SOX pour la Finance, Solvency II dans l’Assurance, Bâle II dans la Banque, CFR Part 11 dans la Pharmacie, …), conformité qui nécessite la maîtrise des processus de mise à jour de l’information et de sa qualification, mais aussi la traçabilité de l’historique et des usages de la donnée dans l’entreprise en référence des « bons » acteurs et entités de l’entreprise.
• Capacité de pilotage via la mise à disposition de reporting consolidés dans une approche décisionnelle : la capacité à croiser des informations en provenance de plusieurs entités de l’entreprise sur la base des mêmes références y est clé. Comment calculer les résultats par vendeur ou par agence si l’on ne partage pas les mêmes informations de référence sur les personnels, les produits, les structures de l’entreprise, etc. ?