D’ici quelques mois, la version 2010 de Microsoft Office sera officiellement lancée. Actuellement disponible en version Beta, la suite phare du géant de Redmond révèle incontestablement de belles nouveautés. L’une d’entre elles s’appelle SharePoint Workspace. Si le nom laisse entrevoir une appartenance effective à la famille « SharePoint », le produit révèle plusieurs facettes sonnant comme une réponse à des usages distincts et complémentaires, tant pour l’utilisateur que pour l’IT…

Présenter en quelques mots SharePoint Workspace 2010 n’est pas chose aisée. Le produit est en effet à la fois nouveau et ancien.

Nouveau, car il se positionne comme le client riche – éventuellement déconnecté - et personnel pour SharePoint 2010. Présenté de la sorte, le produit constitue une réponse à un besoin récurrent exprimé de longue date par les utilisateurs SharePoint (« pouvoir accéder à ses données SharePoint en mode déconnecté ») et pour lequel Microsoft ne proposait jusqu’à ce jour aucune réponse réellement satisfaisante.

Ancien, car il se positionne dans la lignée directe de son prédécesseur - Microsoft Office Groove 2007 – comme une solution adaptée aux scénarii de travail sécurisé en équipes décentralisées. Il hérite ainsi des caractéristiques qui ont fait le succès de Groove depuis ses premières versions : sécurité, capacité à relier des individus au-delà des frontières de l’entreprise, capacité à travailler en mode déconnecté et à se synchroniser automatiquement, capacité à concilier autonomie des utilisateurs et gestion centralisée des règles d’usage et de sécurité… Cet héritage de points forts n’exclut toutefois pas l’ajout de nouvelles fonctionnalités ou d’améliorations.

Le client riche déconnecté SharePoint 2010

SharePoint Workspace 2010 a pour vocation de fournir à tout utilisateur SharePoint 2010, la capacité de synchroniser avec son poste personnel, tout ou partie d’un site. Un des objectifs consiste donc à pouvoir disposer des données en étant déconnecté du réseau de l’entreprise, et plus généralement de tout réseau. Il offre ainsi une réponse adaptée à toutes les populations nomades – dirigeants, commerciaux, consultants, chefs de projets, intervenants sur site client – habituellement privées de l’accès à leur Intranet SharePoint durant une partie importante de leur activité. Cependant, le produit fournit aussi la possibilité d’accéder à des sites SharePoint externes et constitue ainsi le client riche de prédilection pour les futurs utilisateurs de SharePoint Online Services 2010.
L’utilisateur s’assure que ses données sont synchronisées avec le reste de son équipe sans nécessairement devoir se connecter sur le site SharePoint partagé : il travaille en local en bénéficiant d’un produit dont il connait et maitrise déjà l’ergonomie (ruban, actions de type « glisser-déposer » ou « copier-coller », etc.).

À ce jour, il est possible de synchroniser des librairies documentaires ou des listes. Outre la synchronisation des répertoires de fichiers, la prise en charge des librairies documentaires permet de bénéficier de capacités de check-in/check-out, de l’accès aux métadonnées, du téléchargement automatique ou à la demande, et enfin -sous réserve d’être connecté- de la liste des versions d’un document choisi. Pour les listes, le fonctionnement est assez similaire à ce qui est proposé sur SharePoint. L’utilisateur rempli des formulaires types qui viennent alimenter le contenu de la liste. À noter que les listes externes sont bien supportées (pour rappel, les listes externes sont des listes dont les valeurs ne sont pas stockées dans SharePoint, mais au sein d’une application Back Office, de type Base De Données, ERP…). Ce dernier point est primordial, car il permet de rendre certaines données métiers disponibles en mode déconnecté via l’usage conjoint de SharePoint 2010 et SharePoint Workspace 2010. On imagine d’ores et déjà les scénarii d’usages possibles. Ainsi, par exemple, un commercial pourra accéder en mode déconnecté aux données de son logiciel CRM lors de ses déplacements en clientèle. Dans les restrictions constatées à ce jour, on notera que les calendriers, wikis, webparts et pages ne sont malheureusement pas encore supportés.

L’utilisateur choisit de synchroniser un site SharePoint dans sa globalité ou de sélectionner explicitement le ou les outils (listes, librairies) dont il souhaite disposer dans SharePoint Workspace. L’action peut être déclenchée côté SharePoint (à l’aide des menus du ruban) ou depuis SharePoint Workspace. À noter : à un site SharePoint correspond toujours un seul et unique espace SharePoint Workspace. Si l’utilisateur sélectionne une seconde fois un site SharePoint préalablement synchronisé, l’espace SharePoint Workspace existant est mis à jour pour tenir compte des nouvelles options choisies.

La philosophie de SharePoint Workspace est de se focaliser sur le contenu des sites SharePoint. Aussi, il ne faut pas s’attendre à retrouver la mise en page du site SharePoint initial, mais bien son « contenu informationnel/documentaire ». Ainsi, les librairies sont rendues visibles au travers d’un explorateur Windows traditionnel, et les listes sous forme de grille de données et de formulaires InfoPath pour la visualisation/édition.

Sous réserve de disposer des droits nécessaires sur le site SharePoint choisi, les actions possibles côté SharePoint Workspace ne sont pas limitées : création de contenu, lecture de contenu, modification de contenu, suppression de contenu (CRUD : Create, Read, Update, Delete).

La synchronisation entre SharePoint Workspace et SharePoint se fait de manière automatique et intelligente via une approche différentielle, afin de ne pas surcharger la bande passante. Un écran permet de suivre en permanence l’état de la synchronisation et le cas échéant d’en modifier le comportement - annuler la synchronisation d’un outil, forcer la synchronisation – ou de consulter les erreurs éventuellement survenues.

Enfin, SharePoint Workspace 2010 fonctionne avec toutes les versions 2010 : SharePoint Foundation 2010 (SPF2010), SharePoint Server 2010 (SPS2010) et prochainement SharePoint Online Services 2010.