Au cours de ces dernières années, les organisations ont fait des efforts conséquents pour gérer au mieux les différents contenus qu’elles produisent, achètent ou utilisent quotidiennement. Des efforts généralement concrétisés par la mise en oeuvre et l’utilisation de solutions toujours plus performantes de gestion des contenus faisant émerger une nouvelle discipline : l’Enterprise Content Management ou ECM (Document imaging + Document management ou DM + Web content management ou WCM + Digital asset management ou DAM + Records management ou RM + Content integration ou ECI).
Et ces nouvelles solutions d’ECM sont venues s’ajouter à la liste déjà longue des systèmes existants dans les organisations qui gèrent, plus ou moins bien, des contenus : serveurs de messagerie électronique, disques partagés, systèmes de GED, plateformes de travail collaboratif…
Aujourd’hui, la nécessité de fournir des contenus de qualité aux collaborateurs malgré la multitude des systèmes, oblige les organisations à s’orienter de plus en plus vers une réelle gouvernance des contenus.

De la gestion à la gouvernance des contenus

Généralement le terme de gestion des contenus fait référence aux processus et aux technologies supportant la création, la validation, la publication et l’archivage des contenus de l’entreprise en s’inscrivant dans une démarche collaborative.
Mais cette gestion des contenus, intimement liée aux solutions d’ECM, reste bien souvent « localisée ». Dans la plupart des cas, les organisations ont mis en place ces solutions pour répondre à des besoins spécifiques issus de directions ou de départements particuliers : mise à disposition auprès des collaborateurs du service comptable des images de factures, gestion de contrats pour le département juridique, système de publication web pour la direction de la communication, espaces de travail collaboratif pour la gestion de projet, messagerie électronique pour l’ensemble des collaborateurs, etc.
Malheureusement, l’approche transversale par processus métiers, entamée par de très nombreuses organisations pour s’adapter à leur marché, demande de plus en plus aux collaborateurs d’obtenir, d’agréger et d’utiliser des contenus provenant de différentes sources ou systèmes d’information connexes. Trop peu d’organisations donnent à leur gestion des contenus une dimension globale et transversale à laquelle sont associées des notions d’organisation, de standards et de stratégie d’entreprise ; notions au coeur de la gouvernance des contenus.
Ainsi, la gestion des contenus ne traite que très rarement des questions relatives au cycle de vie des contenus pouvant « transiter » par différents systèmes aux logiques différentes et spécifiques : que faire des documents de travail présents sur une plateforme de travail collaboratif une fois ceux-ci validés ? Faut-il les capitaliser et les intégrer aux référentiels de l'entreprise supportés par une autre plate-forme ? Si oui, comment le faire et qui en est responsable ? Qui est responsable des règles de publication ? Faut-il archiver ces documents ? Si oui, qui en est responsable et qui définit les règles de rétention ?... Autant de questions à forts enjeux pour les organisations auxquelles la gouvernance doit apporter des réponses claires et précises.

Un dispositif organisationnel indispensable

La gouvernance des contenus a pour objectif d’assurer une qualité optimale de l’ensemble des contenus de l’entreprise, quelle que soit la plate-forme (portail, intranet, GED, WCMS…), en rationalisant et rendant efficiente la gestion du cycle de vie complet des contenus.
Par contenu de qualité, il faut comprendre contenu valide, parfaitement et systématiquement défini à l'aide de métadonnées (générales, métiers et éventuellement contextuelles) et possédant des droits d'accès clairement définis et surtout effectifs.
Pour y parvenir, il est nécessaire de mettre en place un dispositif organisationnel facilitant l’établissement des règles et des standards pour l’ensemble des contenus de l’entreprise en plaçant l’individu au coeur des processus de gestion des contenus.
Ce dispositif organisationnel, composé de différentes « instances », doit répondre à un certain nombre d’exigences pour être réellement opérationnel et porteur de valeur ajoutée dont voici les principales :

• les différentes parties prenantes (utilisateurs, producteurs de contenus, responsables métiers, professionnels de l’information, informaticiens, etc.) doivent être représentées dans toutes les « instances » du dispositif ;
• chaque « instance » correspond à un périmètre d’action bien délimité. On pourra par exemple séparer l’instance chargée de définir les grands principes fonctionnels de gestion des contenus de celle chargée de définir les éléments techniques (métadonnées, règles de nommages, plans de classement, etc.) à mettre en oeuvre pour les supporter ;
• le nombre limité d’instances doit être représentatif de l’ampleur de la gestion des contenus au sein de l’entreprise ;