D’ici quelques mois, la version 2010 de Microsoft Office sera officiellement lancée. Actuellement disponible en version Beta, la suite phare du géant de Redmond révèle incontestablement de belles nouveautés. L’une d’entre elles s’appelle SharePoint Workspace. Si le nom laisse entrevoir une appartenance effective à la famille « SharePoint », le produit révèle plusieurs facettes sonnant comme une réponse à des usages distincts et complémentaires, tant pour l’utilisateur que pour l’IT…
Présenter en quelques mots SharePoint Workspace 2010 n’est pas chose aisée. Le produit est en effet à la fois nouveau et ancien.
Nouveau, car il se positionne comme le client riche – éventuellement déconnecté - et personnel pour SharePoint 2010. Présenté de la sorte, le produit constitue une réponse à un besoin récurrent exprimé de longue date par les utilisateurs SharePoint (« pouvoir accéder à ses données SharePoint en mode déconnecté ») et pour lequel Microsoft ne proposait jusqu’à ce jour aucune réponse réellement satisfaisante.
Ancien, car il se positionne dans la lignée directe de son prédécesseur - Microsoft Office Groove 2007 – comme une solution adaptée aux scénarii de travail sécurisé en équipes décentralisées. Il hérite ainsi des caractéristiques qui ont fait le succès de Groove depuis ses premières versions : sécurité, capacité à relier des individus au-delà des frontières de l’entreprise, capacité à travailler en mode déconnecté et à se synchroniser automatiquement, capacité à concilier autonomie des utilisateurs et gestion centralisée des règles d’usage et de sécurité… Cet héritage de points forts n’exclut toutefois pas l’ajout de nouvelles fonctionnalités ou d’améliorations.
Le client riche déconnecté SharePoint 2010
SharePoint Workspace 2010 a pour vocation de fournir à tout utilisateur SharePoint 2010, la capacité de synchroniser avec son poste personnel, tout ou partie d’un site. Un des objectifs consiste donc à pouvoir disposer des données en étant déconnecté du réseau de l’entreprise, et plus généralement de tout réseau. Il offre ainsi une réponse adaptée à toutes les populations nomades – dirigeants, commerciaux, consultants, chefs de projets, intervenants sur site client – habituellement privées de l’accès à leur Intranet SharePoint durant une partie importante de leur activité. Cependant, le produit fournit aussi la possibilité d’accéder à des sites SharePoint externes et constitue ainsi le client riche de prédilection pour les futurs utilisateurs de SharePoint Online Services 2010.
L’utilisateur s’assure que ses données sont synchronisées avec le reste de son équipe sans nécessairement devoir se connecter sur le site SharePoint partagé : il travaille en local en bénéficiant d’un produit dont il connait et maitrise déjà l’ergonomie (ruban, actions de type « glisser-déposer » ou « copier-coller », etc.).
À ce jour, il est possible de synchroniser des librairies documentaires ou des listes. Outre la synchronisation des répertoires de fichiers, la prise en charge des librairies documentaires permet de bénéficier de capacités de check-in/check-out, de l’accès aux métadonnées, du téléchargement automatique ou à la demande, et enfin -sous réserve d’être connecté- de la liste des versions d’un document choisi. Pour les listes, le fonctionnement est assez similaire à ce qui est proposé sur SharePoint. L’utilisateur rempli des formulaires types qui viennent alimenter le contenu de la liste. À noter que les listes externes sont bien supportées (pour rappel, les listes externes sont des listes dont les valeurs ne sont pas stockées dans SharePoint, mais au sein d’une application Back Office, de type Base De Données, ERP…). Ce dernier point est primordial, car il permet de rendre certaines données métiers disponibles en mode déconnecté via l’usage conjoint de SharePoint 2010 et SharePoint Workspace 2010. On imagine d’ores et déjà les scénarii d’usages possibles. Ainsi, par exemple, un commercial pourra accéder en mode déconnecté aux données de son logiciel CRM lors de ses déplacements en clientèle. Dans les restrictions constatées à ce jour, on notera que les calendriers, wikis, webparts et pages ne sont malheureusement pas encore supportés.
L’utilisateur choisit de synchroniser un site SharePoint dans sa globalité ou de sélectionner explicitement le ou les outils (listes, librairies) dont il souhaite disposer dans SharePoint Workspace. L’action peut être déclenchée côté SharePoint (à l’aide des menus du ruban) ou depuis SharePoint Workspace. À noter : à un site SharePoint correspond toujours un seul et unique espace SharePoint Workspace. Si l’utilisateur sélectionne une seconde fois un site SharePoint préalablement synchronisé, l’espace SharePoint Workspace existant est mis à jour pour tenir compte des nouvelles options choisies.
La philosophie de SharePoint Workspace est de se focaliser sur le contenu des sites SharePoint. Aussi, il ne faut pas s’attendre à retrouver la mise en page du site SharePoint initial, mais bien son « contenu informationnel/documentaire ». Ainsi, les librairies sont rendues visibles au travers d’un explorateur Windows traditionnel, et les listes sous forme de grille de données et de formulaires InfoPath pour la visualisation/édition.
Sous réserve de disposer des droits nécessaires sur le site SharePoint choisi, les actions possibles côté SharePoint Workspace ne sont pas limitées : création de contenu, lecture de contenu, modification de contenu, suppression de contenu (CRUD : Create, Read, Update, Delete).
La synchronisation entre SharePoint Workspace et SharePoint se fait de manière automatique et intelligente via une approche différentielle, afin de ne pas surcharger la bande passante. Un écran permet de suivre en permanence l’état de la synchronisation et le cas échéant d’en modifier le comportement - annuler la synchronisation d’un outil, forcer la synchronisation – ou de consulter les erreurs éventuellement survenues.
Enfin, SharePoint Workspace 2010 fonctionne avec toutes les versions 2010 : SharePoint Foundation 2010 (SPF2010), SharePoint Server 2010 (SPS2010) et prochainement SharePoint Online Services 2010.
Vers une collaboration distribuée évoluée
On retrouve là l’héritage et l’évolution directe de Microsoft Office Groove 2007. Le produit permet de créer des espaces de travail réunissant plusieurs membres, en faisant une totale abstraction de leurs frontières informatiques (proxy, firewall, type de connexion…), organisationnelles (entreprises identiques ou distinctes), géographiques, etc. Ces membres sont en mesure d’échanger des informations de tout type, structurées ou non, en temps réel ou en différé. Les données partagées entre les membres au sein des espaces de travail sont synchronisées automatiquement et disponibles en étant déconnecté de tout réseau. Des systèmes d’alertes visuelles permettent à tous de rapidement prendre connaissance des éléments postés par les autres membres. En outre, différents mécanismes de cryptage de données lors du stockage ou de la transmission des données, couplés avec des mécanismes d’identité forte (certificat, signature numérique) assurent la fiabilité et la sécurité du système.
Si la définition précédente convient aussi bien à Groove 2007 qu’à SharePoint Workspace 2010, on notera plusieurs évolutions intéressantes :
- L’outil finalise son intégration au sein de la gamme Office en adoptant le ruban et l’écran « Backstage ».
- La synchronisation de fichiers SharePoint, déjà connue pour les utilisateurs de Groove 2007 devient maintenant compatible avec SharePoint 2010. Il est ainsi possible de collecter des documents sur un site SharePoint 2007 ou 2010 et de les partager avec d’autres membres d’un espace de travail.
- L’intégration avec InfoPath est renforcée au travers d’un nouvel outil « Listes », qui permet donc de créer des « applications » personnalisées basées sur le concept de formulaires et encapsulées dans les espaces de travail. Cet outil permet ainsi de répondre à une gamme très large de besoins de collecte structurée et de traitement de l’information, allant de la demande de congés au suivi de tâches, tout en passant par la création de trombinoscopes ou le suivi de factures.
- Un nouvel outil fusionnant Calendrier et Organisation de réunion voit le jour. Il permet ainsi de facilement planifier des réunions d’équipe et d’en suivre l’organisation et le déroulement : ordre du jour, compte-rendu, plan d’actions.
- En réponse à la demande récurrente des utilisateurs, les espaces de travail peuvent maintenant être exploités au travers du moteur de recherche Windows. Il devient ainsi plus aisé de retrouver un document partagé. À noter que cette fonctionnalité est également disponible pour les espaces de type SharePoint.
Bien entendu, Microsoft a conservé l’ensemble des fonctions-clés de Groove 2007 : Messagerie instantanée sécurisée, liens hypertextes Groove, alertes configurables, outil de discussion, partage de fichiers…
Côté usages, SharePoint Workspace s’illustre à travers différents scénarii tels que le support à des projets menés avec des intervenants externes à l’entreprise (exemple : cabinet juridique ou RH, agence marketing, etc.). Chacun peut bénéficier d’un environnement sécurisé pour échanger avec les intervenants du projet, éventuellement en partageant une partie des documents Projet stockés au sein d’un Intranet SharePoint. Mais il est également possible de doter les équipes géographiquement dispersées (agences ou filiales d’une entreprise) ou d’outiller des équipes inter-organisations : projets communautaires, projets européens, pôles de compétitivité, réseaux sociaux privés sécurisés.
Enfin, compte tenu du fonctionnement hors connexion, des mécanismes de synchronisation intelligente et d’une sécurisation élevée, SharePoint Workspace 2010 est adapté aux populations évoluant en situation de mobilité – consultants, commerciaux - ou en environnement austère - ONG, forces armées.
Gouvernance : plus qu’une application, une solution gérée…
SharePoint Workspace ne se résume pas au client présent dans la suite Office Pro Plus, mais dispose aussi d’une infrastructure serveur composée de deux éléments : le Groove Relay Server et le Groove Manager Server.
Groove Relay Server assure la synchronisation des données pour les espaces de type « Groove ».
Son rôle consiste principalement à gérer la file d’attente lorsque les utilisateurs ne sont pas connectés de façon simultanée ou n’évoluent pas au sein d’un même réseau local (donc ne sont pas accessibles en direct). Aucune donnée complète n’est visible ou stockée sur ce serveur, où seuls des fragments d’informations cryptés transitent de façon temporaire. Par défaut, Groove ou SharePoint Workspace utilisent des serveurs relais publics hébergés par Microsoft. Le fait de recourir à son ou ses propres serveurs relais se fait dans une perspective d’indépendance ou d’optimisation (notamment en positionnant ces serveurs sur des noeuds réseau stratégiques au regard des usages de l’entreprise).
Groove Manager Server vise à simplifier la gestion et le déploiement des utilisateurs SharePoint Workspace au sein de l’organisation. Ce serveur permet de gérer le « provisionning » des utilisateurs et constitue l’autorité de certification pour les certificats attachés aux identités SharePoint Workspace des utilisateurs. Pour autant, ces rôles peuvent être délégués à des serveurs existants dans l’entreprise (Active Directory, Serveur PKI) par simple connexion avec le Groove Manager Server. Le couplage avec un Active Directory offre l’avantage d’automatiser le déploiement et la configuration des comptes utilisateurs au sein du parc de l’entreprise via des GPO.
Au-delà de la gestion des utilisateurs, le Groove Server Manager permet de définir des règles de sécurité et d’usage applicables aux utilisateurs. Il est ainsi possible de choisir à priori le type d’espaces et les outils que les utilisateurs sont en mesure de mettre en oeuvre, ou les groupes d’utilisateurs avec lesquels ils sont autorisés à communiquer.
Une fois, ces règles d’usages définies, l’utilisateur dispose a posteriori d’une totale autonomie dans l’usage du produit.
Relier mieux, même en mode déconnecté
SharePoint Workspace 2010, successeur de Groove 2007, fournit deux approches distinctes du collaboratif. La première facilite la collaboration centralisée sous SharePoint par la mise à disposition d’un client riche et potentiellement déconnecté. La seconde, indépendante de SharePoint, illustre parfaitement les concepts de collaboration décentralisée et fournissant un moyen simple, rapide et efficace de relier les membres d’une équipe. Et pour l’ensemble de ces usages, SharePoint Workspace dispose d’une infrastructure complète pour un déploiement aisé et une gestion centralisée, efficace et sure des usages.
Pour en savoir plus :
Quelques liens pour en savoir plus sur SharePoint Workspace 2010 :
mer, 27/01/2010 - 13:18 | 
amg
